NOTI-ESCUELA... Una nueva era Educativa

PROGRAMA Y ADIESTRAMIENTOS PARA LA SEMANA DEL FACTURADOR DE SERVICIOS DE SALUD:

787-251-7723, 787-635-7723, afamep2@yahoo.com

ATENCION:  Oferta especial (aplica únicamente del lunes 8 de agosto de 2011 desde las 9:00 am hasta el 13 de agosto de 2011 a las 2:00 pm).  Toda persona que desee ingresar como socio o renovar su membresía, puede hacerlo con tan solo: $ 35.00.  Todo estudiante (con evidencia) que desee ingresar como socio puede hacerlo con tan solo $ 20.00.  ¡Aproveche esta oportunidad única!.

*** Para que aplique esta oferta, la solicitud, la foto y las evidencias correspondientes tienen que ser entregadas directamente en nuestra oficina central en la Calle Palmer 18 en Bayamón.  No se aceptarán solicitudes incompletas.  Si desean más información pueden llamar al 787-251-7723, 787-635-7723.

Del 8 al 13 de agosto de 2011

Nota:  Estacionamiento disponible por tan solo .00.  Pregunte… 787-251-7723, 787-635-7723.

ACTIVIDADES

Lunes 8 de agosto de 2011 – Almuerzo y oración (Acto ecuménico)

La Junta de Directores se reunirá en las facilidades de Afamep en Bayamón a las 12:30 pm junto a la Pastora Zoraida Rivera de la Primera Iglesia Bautista de Dorado para invocar y dedicar la Semana del Facturador a Dios Todopoderoso.  Compartirán un almuerzo y harán lectura oficial de la Proclama.  Actividad por Invitación.

Martes 9 de agosto de 2011 – ¡Pónga sus certificaciones al día por tan solo $ 20.00 por certificación!  La certificación se entregará el mismo día.  Incluye merienda a toda persona que participe de los tres adiestramientos.

Taller para la certificación HIPAA  – de 9:00 am a 10:00 am

Manual, certificación y Taller por $ 20.00.

Taller para la certificación:  Fraude, Abuso y Desperdicio – de 10:00 am a 11:00 pm.  CD, Presentación y Certificación por tan solo $ 20.00.

Taller para la certificación:  HITEC – Record Médico Electrónico de 11:00 am a 12:00 pm por tan solo:  $ 10.00.

Miércoles 10 de agosto de 2011

 ACTIVIDAD PARA EL ESTUDIANTE FACTURADOR

Esta actividad incluye merienda, almuerzo, café, sorteos, regalos y tremendos adiestramientos por tan solo:  $ 29.00 por estudiante.

8:00 am a 9:00 am            

Registro y merienda y obsequios de bienvenida

9:00 am a 10:00 am          

Taller 1:  ¿Qué son los códigos V?  Aplicación y uso

10:00 am a 11:00 am                 

Taller 2:  Cómo facturar medicamentos en las Oficinas médicas

11:00 am a 12:00 pm                 

Taller 3:  ¿Qué son códigos E? Aplicación y uso

12:00 am a 01:00 pm                 

Almuerzo – Sorteos

01:00 pm a 2:00 pm          

Taller 4:  “Software” disponibles para digitalizar y manejar información “encriptada” (ejemplos y demostraciones)

02:00 pm a 02:30 pm                 

Taller 5:   Motivacional  ¡Cálmate! No es personal. Este taller enfatiza en las Situaciones que el facturador vive día a día en las Oficinas médicas.

02:30 pm a 3:00 pm           Sorteos finales y entrega de certificados.

Jueves 11 de agosto de 2011

ACTIVIDAD PARA EL FACTURADOR PROFESIONAL

¡Celebra la Semana del Facturador!  Participa de esta interesante y beneficiosa actividad profesional…

Esta actividad incluye merienda, almuerzo, café, sorteos, regalos y tremendos adiestramientos por tan solo:  $ 50.00 para socios y $ 75.00 regular.

8:30 am a 9:00 am

Registro y desayuno

9:00 am a 10:30 am 

Los códigos HCC y su impacto en las Aseguradoras Advantages

11:00 am a 12:00 pm                 

El ICD-10-CM y los diagnósticos médicos profesionales (Amplia explicación y recomendación par Su uso e implementación)

12:00 am a 01:00 pm 

Almuerzo, sorteos

01:00 am a 03:00 pm 

Continuación:  El ICD-10-PCS y los diagnósticos Médico - Hospitalarios (Amplia explicación y recomendación par Su uso e implementación)

03:00 pm a 03:30 pm                          

Entrega de certificado, sorteos finales

Viernes 12 de agosto de 2011 - de 9:00 am a 1:00 pm

 IMPACTO CURRICULAR 2011

(PARA ADIESTRADORES DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD)

Incluye merienda y certificado. 

9:00 am a 11:00 am          

Taller 1:  La encriptación, digitalización y emigración de la Información del Paciente al Record Médico Electrónico. (Adiestramiento en el Laboratorio de Computadoras)

11:00 am a 12:00 am                 

Taller 2:  Aplicación del Sistema de Códigos ICD-10 en el área académica (como preparar y diseñar el prontuario)

12:00 pm a 01:00 pm        

Taller 3:  Nuevos estándares en el uso y aplicación de la factura CMS 1500 para los años 2011 al 2015 (énfasis:  Medicare / Medicare Advantages)

OTROS ADIESTRAMIENTOS

ACTIVIDAD ESPECIAL:

SEMANA DE LA EDUCACION

Del 15 al 21 de agosto de 2011

El miércoles 18 de mayo de 2011, Afamep estará celebrando el Día del Estudiante con una actividad especial para todos los Estudiantes de Facturación de Servicios de Salud y relacionados.  No requiere experiencia ni conocimientos previos.

EL NUEVO SISTEMA PARA CODIFICAR DIAGNOSTICOS MEDICOS

ICD-10 CM /PCS

INCLUYE:     DESAYUNO DE BIENVENIDA, ADIESTRAMIENTO, ALMUERZO, REGALOS, SORTEOS Y OTRAS SORPRESAS.

Ideal para Estudiantes y Profesores

 AGENDA DEL DIA: 

8:30 am a 9:00 am – Registro y Desayuno

9:00 am a 10:30 am – Taller 1:  Introducción a los Códigos ICD-10

10:30 am – 10:45 am – Receso (merienda)

10:45 am – 12:00 pm – Taller 2:  Comparativo de Códigos 9 y 10

12:00 pm – 1:00 pm – Receso (almuerzo)

1:00 pm – 2:30 pm – Taller 3:  Búsqueda e Identificación de Códigos 10 (Incluye Ejercicios de Práctica)

TODA ESTA EXPERIENCIA EDUCATIVA POR TAN SOLO: $ 28.00 (CON CERTIFICADO DE PARTICIPACION).  Tenemos espacios limitados (60 personas).  Llame y separe su espacio:  787-251-7723/ 787-635-7723/ afamep2@yahoo.com.  Ciertas condiciones aplican.

Solamente en Bayamón.  Incluye certificado de participación

Fecha límite para registro:  7 de mayo de 2011.

A todos los proveedores de servicios de salud, empresas e instituciones educativas que ofrecen Ciencias Secretariales o Facturación de Servicios Médicos y relacionados…  Afamep les ofrece una lista de opciones y adiestramientos especializados.  ¡Visitamos su escuela, oficina y empresa!.  Si le interesa separar su actividad debe llamar al 787-251-7723, 787-649-9235, 787-635-7723, afameppr@yahoo.com.  Estos adiestramientos se pueden ofrecer en su Colegio o en nuestras facilidades.

*** Se require un mínimo de 15 estudiantes para coordinar la actividad.

Otros adiestramientos disponibles

"Pronto e Inminente” - Esas fueron las palabras de la Prof. Edda I. Avilés, CPC, Directora Ejecutiva de la Asociación  de Facturadores Médicos de Puerto Rico y especialista en codificación de información médica; cuando se le preguntó sobre la llegada del ICD-10 a Puerto Rico.  Este recurso didáctico revolucionará y cambiará el manejo de la codificación clínica que se ha establecido en el país.

¿Qué es el ICD-10?

En los días de hoy estamos viendo muchos cambios que nos impactan.  Los cuales nos afectan positivamente o negativamente.  Estos los vemos en lo económico, personal, social y sobre todo en una de las área mas importantes que es en  el área de la salud.  El sistema de codificación va a cambiar drásticamente.  El ICD9-CM que conocemos ya no será el mimos.  Por lo tanto debemos de ir trabajando para estar preparados y poder enfrentar cuando sea la oficialidad de esa implementación.  La pregunta que nos hacemos, ¿Cuál es el cambio? ¿Quién nos ayudara en este cambio?  Es nuestro sistema de codificación de enfermedades cambia drásticamente.  El ICD9-CM que actualmente trabajamos va ha tener un giro de 180 grados.  Su estructura va ha ser una innovadora.  Por lo tanto debemos comenzar desde ahora.  Yo les invito a que busquemos y estudiemos esos cambios.  Ahora se le conocerá como  el ICD10-CM y PCS-10, donde su estructura y términos será mas especificados en la terminología medica, su categoría van a hacer mas complicada.  Debido a esa complejidad  este será un cambio que va afecta al proveedor, las aseguradoras, “Clearinghouse” y a todos los que tengan que ver en el área de la salud, en especial al facturador y los proveedores.

“El Sistema de Codificación va a cambiar drásticamente”

En estos momentos, ya deben  de haber   personas que estén visualizando este cambio  y uno de ellos es el facturador.  Si…… el facturador es un facilitador  del proveedor que mano a mano va ayudando hasta  entender y conocer todos los cambios que estamos viviendo hoy día.   El proveedor es una persona muy ocupada en sus tareas diarias,  al tener un facturador tendrá la ayuda para poder enfrentar este impacto que habrá en el área de la medicina.  Muchas veces no le damos importancias a los cambios por lo tanto no lo dejemos para lo último.  Pero AFAMEP y el facturador, ya están  trabajando para esos  cambios que se verán en  la documentación en nuestra oficina y todo lo relacionado a las condiciones médicas, muchos están comenzando a trabajar en ellos (“vendors”, las aseguradoras y los “clearinghouse”). 

 Ahora te toca a ti  proveedor de servicio a comprender este cambio, pero no estas solo, tienes alguien que te va ayudar y es el facturador.  A su vez el facturador tiene la Asociación de Facturadores Médicos de Puerto Rico, que juntos estarán ayudando a los proveedores en este cambio.  Nuestra principal función es preparar a estos profesionales  sobre los que es el ICD10-CM.  Ya comenzamos hablándoles de la importancia del mismo, de cómo son esos cambios. Pronto estaremos dando talleres sobre el uso y manejos del sistema de codificación del ICD10-CM y PCS-10.   AFAMEP esta al nivel de todos los cambios nuevos en nuestra área de salud.  Por lo tanto estamos preparando a todos para estos avances como “RECETA ELECTRONICA, RECORD ELECTRONICOS” y lo más importante es el ICD10-CM Y PCS10.  Somos profesionales que vamos a estar siempre adelantando a todos estos avances.  Facturador, AFAMEP siempre estara preparando   profesionales en esta área.  Juntos llegaremos a un futuro visionario.  BIENVENIDOS TODOS AL CONOCER EL ICD10-CM.  Edda I. Avilés, CPC.

Contratistas de Auditorias de Recobro (RACs)

Sandra V. Peña, PT, MHSA

Directora

Cumplimiento y Servicios de Ciclo de Ingresos

H.I.M. ON CALL, Inc.

El Acta de Modernización de Medicare de 2003 representa la actualización más grande que se ha hecho al programa Medicare desde su creación en 1965. Muchos cambios fueron incluidos en este Acta, entre los cuales se incluye la sección 306, la cual ordenó una demostración de 3 años utilizando contratistas de auditorias de recobro (RACs, por sus siglas en inglés) para investigar los pagos de facturas Medicare. La demostración tuvo 2 propósitos: identificar sobre pagos o pagos insuficientes, y recuperar el sobrepago o pagar la deficiencia. La misión del programa era reducir el pago inapropiado mediante la detección eficiente y el recobro de sobrepagos, la identificación de pagos insuficientes y la implantación de acciones correctivas para prevenir esos pagos inapropiados.  La demostración requirió una revisión de 4 años (octubre 2001 a septiembre 2005) de facturas y se realizó a proveedores de Medicare en los estados de California, Florida y Nueva York. Los errores más comunes identificados en la demostración fueron la codificación y facturación de los servicios de debridement, selección incorrecta del diagnostico principal y exceso en las unidades de servicio. El informe final de este proyecto demostrativo reflejo que el programa Medicare había pagado en exceso un total de 3.5 millones por los servicios. Como resultado, el Acta de Alivio Contributivo y Cuidado de Salud de 2006 (Tax Relief and Health Care Acto f 2006), Sección 302, otorgó carácter de permanencia al Programa de RAC y ordenó ampliarlo a toda la nación no más tarde del año fiscal 2010.  Para implantar este proyecto, CMS estableció 4 jurisdicciones o regiones (A, B, C y D) de RAC, cada una administrada por un contratista diferente. Puerto Rico pertenece a la Región C administrada por Connolly Consulting, Inc. Este contratista será el responsable de auditar servicios en vigilancia a través de auditorias automáticas o complejas. Connolly Consulting, Inc. informará los servicios a auditar a través de su página de Internet www.connollyhealthcare.com/RAC/Pages/cms_RAC_Program.aspx. Se espera que las auditorias en Puerto Rico comiencen luego de que CMS y Connolly Consulting, Inc. realicen eventos educativos para los proveedores. Según se informa en la página de CMS para el RAC www.cms.hhs.gov/RAC/, Connolly Consulting ofrecerá esta orientación a finales de octubre de 2009.

Como iniciar su negocio de Facturación de Servicios Médicos (Agencia de Cobro – Refiérase al anejo Reglamento de Daco 6451)

Sueñe con un nuevo estilo de vida.  Las oportunidades son ilimitadas.  Tenga confianza en usted mismo.  Prepárese profesional y académicamente.  Decida que producto o servicio ofrecerá.  Haga la resolución de comenzar.  Seleccione la fecha, el nombre, busque asesoramiento, el lugar perfecto y la tecnología ideal.

En adición:

• Prepare un plan de negocio o propuesta
• Establezca un presupuesto, disciplina y normas del trabajo
• Reconozca que prosperidad verdadera viene de Dios.

Tipos de negocios:

• Empresa individual

o       Conocida como negocio propio.  Se usa cuando la persona establece el negocio o la profesión sola, sin otras personas como socios y no se incorpora.  La organización es (Empresa Individual) es sencilla.  Puede hacer negocio bajo otro nombre.  Esta estructura se conoce como D/B/a (Doing Business As) o en español H/N/C (Haciendo negocios como).

• La Corporación

o       Entidad creada para la realización o promoción de cualquier negocio lícito, público, o privado.  Cuando la corporación se crea para un fin privado y lucrativo, todos sus accionistas responden ante los acreedores con solamente el capital (accionario) que aportación.

• La Sociedad

o       Instrumento legal que permite a un grupo de personas asociarse.  La sociedad es el tipo de negocio que obliga a los asociados a poner partes iguales en el capital de inversión  (dinero) con el propósito de  partir entre sí las ganancias y las pérdidas.  La sociedad se puede construir en cualquier forma.  Los socios están obligados a cumplir  con la aportación prometida.  Las aportaciones se pierden.

Conveniencia de Incorporarse como  Sociedad o Negocio Individual

• Establece competitividad
• Seguridad Financiera
• Reconocimiento en el campo profesional
• Ventajas sobre su competidor
• Estructura profesional
• Conocer sus clientes
• Conocimiento de las normas y regulaciones del campo que incursiona
• Establecer relaciones públicas
• Asociarse en organizaciones profesionales
• Reducir información educativa relacionada con su tipo de negocio o servicio.
• Conocer otros tipos de negocio relacionados con el tuyo
• Conocer a sus competidores
• Oportunidades de crecimiento y diversidad de los servicios

¿Qué equipo y tecnología necesito para comenzar?

• Libreros
• Archivos
• Buena iluminación
• Buena ventilación
• Sillas o sofá para los clientes
• Buen ambiente de trabajo
• Silla de escritorio adecuada
• Tecnología – Software / Clearinghouse

¿Dónde y cómo registro el negocio?

• Para este paso deberás visitar algunas agencias gubernamentales que son las responsables de establecer normas para iniciar un Negocio en Puerto Rico.

Pasos

• Departamento de Estado a través de la forma de Registro de Marca y Certificado de Incorporación (Costo aproximado 0.00).  Debe registrar este negocio como una entidad con fines de lucro.
• Departamento de Hacienda a través de la forma SC4809.  Libreta de Cupones para depósitos mensuales de ingresos.
• Departamento del Trabajo a través de la forma PR SD-1.  Forma para reportar (trimestral) el desempleo e incapacidad.
• Fondo del Seguro del Estado- cumplimentar pólizas de accidentes en el establecimiento.
• *** Seguro de Responsabilidad Pública – Privado
• Visitar una institución financiera y abrir una cuenta DBA o comercial de forma inicial.  Para el DBA se requiere el Seguro Social Patronal pero para una cuenta comercial se puede requerir alguna resolución,  Estado de Situación Proyectado o un Plan de Negocios.

Permisos de Endoso

• Una vez determinado la estructura legal se requieren algunos requisitos de funcionamiento.

•  
  • Seguro Social Patronal (forma SS-4PR)
  • Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE), formas que apliquen
  • Endoso del Departamento de Bomberos
  • Registro en el Departamento de Comercio
  • Endoso del Departamento de Salud
  • Patente Municipal (Municipio de ubicación)
  • Seguro de   Responsabilidad Pública
  • Seguro de Propiedad
  • Departamento de Asuntos al Consumidor – Fianza y Licencia para operar agencia de cobro en Puerto Rico.

¿Dónde se puede establecer el Negocio?

Residencia

• Puede ser desde su residencia (ubicar un espacio que no sobrepase el 25% de la residencia)
• Permiso de ARPE (domiciliario)
• Comprobante de 0.00 (25% del uso de la propiedad)
• Seguro Social Patronal
• Número del CRIM
• Fotocopias de Escritura
• Endoso del Departamento de Salud

Establecimiento comercial

• Forma ARPE 15.9 y 15.201, cumplimentadas en todas sus partes
• Copia de Escrituras o  contrato de arrendamiento
• Número de Catastro de la Propiedad (CRIM)
• Pago de 0.00 (varia)
• Notificación a vecinos (si aplica)
• Permiso de construcción
• Endoso del Departamento de Educación (si hay escuela cerca) a menos de 100 pies

 ¿Dónde buscar información y ayuda?

• Departamento de Estado, Edificio Diputación Providencial, Piso 2, Calle San Francisco, esquina San José, San Juan.
• Seguro Social Patronal, Calle Tabonuco 7, San Patricio Officer Center, Guaynabo, PR 00968-3019 
• Teléfono 1-800-829-1040
• Teléfono para obtener  Seguro Social Patronal es: (215) 516-3999, por correo Internal Revenue Services, Philadelphia, PA 19255.
• Departamento de Comercio – Programa:  La llave para tu negocio.

¿Quién puede vender servicios de Facturación Médica?

• La venta de este servicio tiene relación directa con la actitud.
• El conocimiento del servicio es vital (E que vende servicios de facturación médica tiene que ser facturador).
• La apariencia define la relación (existe una primera impresión).

Datos interesantes:

• En muchas ocasiones la esposa del médico es la secretaria o la facturadora.
• Las secretarias le temen al facturador (piensan que las van a sustituir).
• Los médicos crean afectos hacia personas que le ofrecen servicios.
• Los médicos no tienen tiempo para leer.

Es importante:

• Proveer promoción inteligente y útil.
• No parecer vendedor
• Preparar información corta, atractiva y clara.
• Utilizar textos (palabras, oraciones o frases)  que promuevan curiosidad, preocupación y reacción inmediata.

La venta de Servicios de  Facturación en las áreas de Salud

• El vendedor se encuentra con profesionales sumamente ocupados.
• Las áreas de salud son dinámicas y activas.
• El vendedor no puede convertirse en un ente inoportuno.
• La intervención puede ser en horario de actividades clínicas.
• El vendedor tiene que intervenir por necesidad.

 ¿Cómo se obtienen posibles clientes?

• Por promoción directa – Se requiere una inversión de ,200.00 aproximadamente para obtener resultados (no siempre es así), el período de espera es de aproximadamente de 3 meses hasta 1 año y medio.
• Por recomendación – En algunas ocasiones un cliente nos refiere a otros o simplemente un amigo o alguna persona que nos conoce.
• Por casualidad – La casualidad es a veces un gran aliado si estamos en el lugar adecuado y en el momento adecuado.
• Por referencia – Las asociaciones profesionales y otras entidades son una alternativa para obtener clientes.

Frente al cliente:

• Una vez frente al cliente:
  • No conteste una pregunta con otra pregunta.
  • No haga preguntas cuya respuesta es obvia.
  • No realice ademanes innecesarios o excesivos, movimientos de inseguridad.
  • No proyecte una necesidad existencial de venta.
  • Espere… No conteste de prisa o sin pensar.  Permita que el proveedor hable.

¿Qué debe tener en su maletín?

• Revise su estrategia antes de reunirse con el cliente.  Tenga a la mano lo siguiente:

o       Una presentación profesional (corta)

o       Una  propuesta modelo

o       Un contrato modelo

o       Promoción inteligente

Consejos:

• No diga nada negativo de lo demás facturadores o el facturador del médico (aunque usted lo conozca).
• No utilice en todo momento la palabra yo.  Aprenda a decir: nosotros.
• Espere a que el médico hable.  No lo interrumpa demasiado frecuente.
• Establezca un calendario de trabajo con el médico.
• Sea agradecido.

La Tarjeta de presentación

• No utilice una tarjeta de presentación con información en exceso.
• No se adjudica varias profesiones: facturador, bienes raíces, masajista, etc.
• No utilice títulos complejos: Director de Promoción y Operación Institucional.
• No utilice un celular como único número de contacto.

Las hojas sueltas y los “brochures”

• No repita lo mismo que los demás.
• Indique y especifique el cumplimiento de las leyes Federales y de Puerto Rico.
• Ofrezca 3 servicios básicos: Gestoría, Facturación y Reclamaciones.
• No utilice diseños infantiles, colores exagerados ni caricaturas.

Otros aspectos:

• El nombre de tu negocio cuenta.  No utilice nombres que se relacionen con otros negocios.  Evite el apellido “medical billing”.  Esto suena a un solo servicio.  Utilice palabras como: Advance, Professional, Counseling, etc.

Evite colocar en el título:

• Nombres de tu familia
• Letras abreviadas
• Nombres extensos
• Nombres que no se identifican con nada
• Nombres que no se puedan abreviar
• Mezcla de Inglés y Español (lo recomendable es un nombre en inglés si se espera una amplia exposición).

 Recuerda siempre:

• No mentir
• Evitar el sensacionalismo
• Creerte el último refresco frío del desierto
• Hablar de tu vida personal
• Cambiar de temas’
• Mostrar molestias

¿Qué es una propuesta de servicios?

• Es un instrumento que te permite describir en detalle todos los servicios que se ofrecen y las ventajas de adquirir estos servicios.
• La propuesta es una presentación que facilita el conocimiento del funcionamiento de tu empresa.
• Es una carta de presentación.

¿Qué otras cosas herramientas debe incluir la propuesta?

• Un resumé  de las personas que van a ofrecer el servicio.
• Una tarjeta de presentación
• Un “brochure” que enfatice en los servicios ofrecidos.
• Una tarjeta de presentación con los teléfonos disponibles.

¿Qué secciones debe tener  una propuesta?

• El nombre, dirección y los teléfonos de la empresa
• Una descripción
• Una justificación
• Los objetivos
• Servicios ofrecidos
• Ventajas para adquirir estos servicios
• Costos

Nombre, dirección y teléfonos disponibles

• Utilice un nombre que llame la atención, que proyecte seguridad y que ofrezca la impresión de amplitud.
• Utilice una dirección que no tenga elementos confusos.  Evite las direcciones de lugares clasificados peligrosos.  Preferiblemente seleccione un apartado postal.
• Debe  tener más de un teléfono.  Preferiblemente una unidad móvil.

Descripción

• Describa claramente la situación actual de su empresa, sus integrantes, impacto social y una breve historia.  Especifique experiencias anteriores y servicios ofrecidos.  Haga referencia a elementos de rapidez, honradez y organización.
• Debe ser sencilla pero que especifique claramente la misión, visión y filosofía.

Justificación

• Es importante que el cliente entienda la razón de su existencia.  La justificación representa el motivo de la creación de su negocio o entidad.
• Debe especificar la necesidad que existe en el mercado de ese producto y los esfuerzos que usted ha realizado para convertirse en suplidor.

Objetivos

• Los resultados que se esperan
• Los niveles de servicio
• La satisfacción final del cliente
• El impacto en la sociedad
• La meta final

Servicios ofrecidos

• Debe especificar los siguientes aspectos:

o       ¿Se cumplen con las leyes  federales y locales?

o       ¿Se cumplen con los niveles de calidad y rapidez?

o       ¿Existe una tecnología efectiva y confiable?

o       ¿Dónde se ofrecerá el servicio?

o       ¿Se recogerán y entregarán las facturas?

o       ¿Existe disponibilidad para realizar gestorías?

o       ¿Qué gestiones se harán con facturas privadas?

Ventajas para adquirir estos servicios

• ¿Qué hace que su compañía sea diferente?
• ¿Por qué el cliente debe decidirse por usted?
• Especifique frases como:

o       El factor humano

o       La empresa familiar

o       Deseo de servirle

o       Conocemos su mercado

o       Estamos disponibles

o       Adiestramos su personal

o       Cumplimos con la Ley HIPAA, etc.

Costos

• Simplifique o haga mínimo el impacto de esta sección.
• Ejemplos:

o       “Todo este servicio por tan solo”

o       “Nuestros costos son los más bajos en el mercado”

o       “Mejoramos cualquier oferta”

o       “Ajustamos nuestros costos a sus necesidades”

• El Rate: Entre 4 a 10 %, dependiendo el volumen.

El nombre es importante

• No es los mismo: Servicios de Facturación José Pérez, que, J.P. Medical Billing Services.
• El nombre debe  ser fácil de recordar o promover y debe contener elementos de impacto que sugieran rapidez, calidad, eficiencia o solución de problemas.

Misión

• Toda propuesta debe incluir la misión.
• La misión debe ser dinámica, futurista y sugerir o permitir el cambio.
• La misión debe ser la razón de ser de la empresa.
• Recuerde que servicios de facturación médica no incorporados deben contener el elemento de “Profesional Services”.

Otros  elementos importantes:

• Puede incluir en sus propuestas estadísticas que especifiquen:

o       La cantidad de dinero que  pierde el médico por no tener servicios de facturación médica confiable.

o       La importancia de la privacidad de la documentación médica conforme a ley HIPPA.

Visión

Es el elemento de acción:

• Especifique la meta final de su gestión.
• Debe tener elementos humanistas primordialmente basados en resultados.
• Debe especificar que la empresa pretende ser la mejor en calidad de servicio y rapidez.

Debe tener en mente:

• El área geográfica donde va dirigida su propuesta.
• El tipo de servicio que se va a ofrecer.
• El perfil de la competencia.

No se debe:

• Perder la confianza
• Lastimar la autoestima
• Pensar que los médicos caen del cielo
• Escuchar a los desmotivadotes profesionales
• Pensar que no tienes oportunidad

Si se debe:

• El que ríe  último ríe mejor
• En río revuelto ganancia de pescadores
• Tu fórmula es la efectiva
• Eres una persona luchadora y sin límites
• Eres un ser humano seguro y efectivo

 ¿Por qué nuestra propuesta no funciona?

• La ansiedad de recibir respuesta inmediata
• Desconocimiento
• Personalidad
• Inseguridad o falta de experiencia
• El miedo a la competencia (creemos que nuestro adversario es mejor)

Es un documento legal que permite las condiciones específicas en las que se establecerá una relación de negocios profesional.  Existen distintas maneras de establecer un acuerdo o compromiso contractual bilateral.  La manera más conveniente es un  documento escrito.  Este permite ser evaluado y analizado con mayor confiabilidad.  El contrato escrito bien redactado no representa mayores retos en su interpretación o en la toma de decisiones posterior.

¿Quién debe redactar un contrato?

• Los contratos deben ser redactados por las personas o entidades que ofrecen o tienen disponible un servicio.  Se debe modelar una conducta de buena voluntad es esta redacción.  En muchos casos los facturadores médicos dependen del criterio legal de un abogado.  Existe buena posibilidad que éste no tenga el conocimiento del negocio.  En otros casos es el médico quién determina las condiciones.

Partes del contrato de un facturador

• Partes que se van a relacionar legalmente
• Tipo de relación
• Explicación de la relación
• Condiciones para la relación
• Condiciones especiales
• Acuerdo de honorarios
• Condiciones para la determinación de la relación

Partes que se van a relacionar profesionalmente

• Un profesional y una entidad
• Dos profesionales
• Dos entidades
• Nota: Para completar un contrato no se requiere tener un nombre legal o estar inscrito en el Departamento de Estado.  Pero, es importante asegurarse de la legalidad de ambas partes.

Tipos de relación

• Básicamente la relación entre un médico y un facturador esta basada en servicios profesionales tomando en consideración 3 aspectos primarios:
  • Reclamaciones
  • Gestoría
  • Auditoría

Explicación de la relación

• Los servicios que ofrece el facturador médico pueden ser parciales o totales.  También pueden expresarse en diferentes circunstancias.  En este renglón debe ser específico con los sucesos y eventos en las que se va a desarrollar la relación.

Condiciones para la relación

• Se hace una lista enumerada de las distintas exigencias de ambas partes y los estándares de cumplimiento. Se debe ser detallado, claro y utilizar redacción cotidiana.  Estas condiciones deben ser revisadas por el abogado para  verificar el contenido legal.

Condiciones especiales o adicionales

• Se hace una lista enumerada de otras condiciones, concesiones u ofrecimientos  de buena fe de cada una de las partes.

Explicación de honorarios

• Especifique el honorario, pago, cuotas, bonos o cualquier tipo de remuneración que debe recibir el facturador por el servicio.  Es importante además, el tiempo y las condiciones de pago.

Condiciones para la terminación del contrato

• El mayor impedimento para  completar o firmar un  contrato es, precisamente las condiciones para la terminación de éste.  Las razones de terminación pueden ser:

o       Cumplimiento (fecha límite/ no renovación)

o       Consentimiento mutuo

o       Violaciones implícitas a las condiciones

o       Violaciones a las leyes existentes

o       Faltar a la confianza u honradez

Vocabulario específico

• De la primera parte: la persona o entidad que contrata.
• De la segunda parte: la persona o entidad contratada.
• Representando por: la persona que ha sido autorizada firmar el contrato.
• En adelante: de la  forma como se conocerá a la parte en el resto del contrato.
• Proveedor: médico o entidad que ofrece servicios de salud.
• Facturador: persona o entidad que ofrecerá  servicios de facturación médica y servicios relacionados.

¿Puede ser el contrato un modelo estándar?

• NO
• Se puede utilizar un modelo para desarrollar un contrato, pero, cada contrato tiene especificaciones distintas.
  • El proveedor
  • Honorarios
  • Condiciones específicas o adicionales
  • Condiciones de terminación

La redacción de un contrato

• Debe tener un título principal.

o       Contrato de Servicios Profesionales

•  
  • Contrato de Servicios de Facturación y Cobro a Planes Médicos y relacionados
• Debe tener subtítulos
  • Comparecen
  • Cláusulas (condiciones)

• Datos específicos
  • Lugar y fecha del contrato
  • Firmas autorizadas (ambas partes)

Advertencia

• El contrato puede convertirse en su enemigo.
• El contenido del contrato  debe estar interpretado.
• El contrato  no debe ser extenso.
• Actúe de buena voluntad.
• Utilice un vocabulario común.

o       Estipendio

o       Honorario

• Permita que un abogado evalúe su contrato.
• Evalúe usted su propio contrato las veces que sea necesario.

Ley Núm. 309 del año 2002

(P. de la C. 2341), 2002, ley 309

Para enmendar el inciso (e) del Artículo 11 de la Ley Núm. 194 de 2000: Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente.

Ley Núm. 309 de 25 de diciembre de 2002

Para enmendar el inciso (e) del Artículo 11 de la Ley Núm. 194 de 25 de agosto de 2000, según enmendada, conocida como "Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente", a los fines de que una vez finalizada la relación médico‑paciente, el médico le entregue al paciente el expediente médico de éste; y a los fines de disponer que el paciente tiene derecho a recibir copia de su récord médico en un período que no excederá de cinco (5) días laborables, mediante el pago de un costo razonable el cual no excederá de setenta y cinco (.75) centavos por página hasta un máximo de veinticinco (25) dólares por récord médico.

EXPOSICION DE MOTIVOS

Con el propósito de proteger la salud y el bienestar de la población, la Legislatura de Puerto Rico aprobó la Ley Núm. 194 de 25 de agosto de 2000, conocida como "Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente". Dicha Ley Núm. 194, supra, dispone que "Es importante que los usuarios y consumidores de tales servicios [de salud] estén conscientes no sólo de sus derechos sino también de sus responsabilidades, tanto económicas como de cualquier otra clase, bajo las distintas alternativas de servicios de salud y tratamiento que tienen a su disposición" (énfasis nuestro). También dispone que "La promulgación de esta Ley contribuirá visiblemente a la formación de un público mejor informado, más consciente, más responsable y seguramente más saludable... ", Ley Núm. 194 de 25 de agosto de 2000.

Dicho principio de orientación y participación del paciente es patente cuando el Código de Etica Profesional de la clase médica de Puerto Rico reglamenta la naturaleza del expediente médico del paciente. El Canon número seis (6) de este Código de Etica Profesional dispone lo siguiente:

"El expediente que crea el médico en su Oficina Privada, o aquel que crea un grupo de médicos organizado para proveer servicios médicos ambulatorios, es propiedad del paciente, excepto que la Ley disponga lo contrario. El médico será el custodio de dicho expediente. Cuando cualquiera de las partes dé por terminada la relación médico‑paciente, dicho expediente deberá ser entregado al paciente, padre, madre o tutor, libre de costo en un período que no excederá de cinco (5) días laborables. El médico podrá retener para sus archivos una copia del mismo. Si el paciente, padre, madre, tutor o representante legal solicita copia del original del expediente, la misma le será entregada mediante un costo razonable, el cual no excederá de setenta y cinco centavos (. 75) por página hasta un máximo de veinticinco (25) dólares por récord médico, en un período que no excederá de cinco (5) días laborables. El hecho de la existencia de cualquier deuda entre el médico y el paciente, no deberá ser impedimento para que el paciente obtenga su expediente médico.” (Énfasis nuestro) Código de Etica Profesional, Canon 6.

A pesar de esta disposición expresa en los Cánones de Etica Profesional de la clase médica del País, ha surgido un reclamo ciudadano con relación a la negativa de algunos médicos de entregarle a los pacientes que terminan la relación médico‑paciente, o cuando es el médico quien la termina, el expediente médico, o ya sea porque existe alguna deuda entre el médico y el paciente. Dicha conducta es contraria a lo establecido en el canon seis (6) del código de ética médico, y contraria al principio de buena fe que debe permear en toda relación profesional.

Análogamente, en la práctica de la abogacía, el Tribunal Supremo de Puerto Rico ha establecido firmemente que el expediente legal es propiedad del cliente y que el mismo debe serle entregado a éste una vez finalizada la relación abogado‑cliente. Aún si el cliente le adeuda sumas de dinero al abogado, éste no puede retener el expediente del cliente hasta tanto éste le satisfaga la deuda, el abogado está en la obligación de entregarle el expediente al cliente siempre.

Continuando la intención legislativa establecida en la Ley Núm. 194, supra, y convirtiendo en ley lo dispuesto en el canon número seis (6) del Código de Etica Profesional, esta medida tiene el propósito de garantizarle a todo paciente el que, una vez finalizada la relación médico‑paciente, se le haga entrega de su expediente médico, libre de costo, dentro un tiempo no mayor de cinco (5) días laborables. Además, si el paciente, padre, madre, tutor o representante legal solicita copia del original del expediente, la misma le será entregada mediante un costo razonable, el cual no excederá de setenta y cinco centavos (.75) por página hasta un máximo de veinticinco (25) dólares por récord médico, en un período que no excederá de cinco (5) días laborables. El hecho de la existencia de cualquier deuda entre el médico y el paciente, no deberá ser impedimento para que el paciente obtenga su expediente médico.

Siendo el efecto directo de esta medida la continuidad efectiva de los servicios médicos ofrecidos al paciente y los recibidos por éste, ya que al disponer que el expediente médico le será entregado al paciente una vez concluida la relación médico‑paciente, el paciente podrá procurar servicios médicos de calidad con otro profesional de la medicina con la mayor brevedad posible sin poner así su salud en riesgo. Por otro lado se le estaría evitando al paciente el pasar por el proceso de apertura de otro expediente médico con el médico que lo estará atendiendo en adelante, lo que representa un ahorro para el paciente en términos de dinero, tiempo y esfuerzos en procurarse unos servicios médicos de la mejor calidad.

DECRETASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

Artículo 1.‑Para enmendar el inciso (e) del Artículo 11, de la Ley Núm. 194 de 25 de agosto de 2000, según enmendada, conocida como "Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente", para que lea como sigue:

"Artículo 11.‑Derechos en cuanto a la confidencialidad de información y récords médicos.

(a)     ...

(b)     ...

(c)     ...

(d)      ...

(e)  Todo proveedor, institución médico hospitalaria y toda entidad aseguradora proveerán a todo paciente, acceso rápido a los expedientes y récords de éste. El paciente tiene derecho a recibir copia de su récord médico en un período que no excederá de cinco (5) días, en los casos en que el expediente médico sea solicitado a una institución médico hospitalaria, el mismo deberá ser entregado en un término no mayor de quince (15) días laborables, mediante el pago de un costo razonable el cual no excederá de setenta y cinco (.75) centavos por página hasta un máximo de veinticinco (25) dólares por récord médico..

Cuando cualquiera de las partes, entiéndase proveedor de servicio médico o paciente, de por terminada la relación médico o paciente, dicho récord médico deberá ser entregado al paciente, padre, madre o tutor, libre de costo, en un período que no excederá de cinco (5) días laborables. El hecho de la existencia de cualquier deuda entre el médico y el paciente, no deberá ser impedimento para que el paciente obtenga su expediente médico."

Artículo 2.‑Vigencia

Esta Ley tendrá vigencia y comenzará a regir treinta días (30) luego de su aprobación

Por: Roberto Duprey Valentín, BBA, MBS

 Con los avances y la integración de la tecnología en los diferentes campos, incluyendo el campo de la salud, el expediente médico no se podía quedar al margen.  Un expediente médico electrónico es un documento protegido del historial clínico del paciente.  El mismo es un indicativo de la evolución de la tecnología en el campo de la salud, que redunda en una serie de ventajas de gran valor e importancia para la práctica.  El cual ya tiene una fecha próxima para ser implementado (2014) en el país. Estas ventajas son:

VELOCIDAD

La rápida accesibilidad al expediente economiza el tiempo de búsqueda del expediente tradicional ahorrando tiempo que puede ser canalizado en otras tareas.

ALMACENAJE

Tradicionalmente este ocupa mucho espacio en las oficinas.  Un EMR está compuesto por una base de datos electrónica capaz de manejar mucho más información que los sistemas tradicionales.  De esta manera nos crea más espacio disponible en nuestras oficinas que puede ser destinado para otros fines.

SEGURIDAD

El EMR se mantiene en cumplimiento con la seguridad que requiere.  Esto porque solamente los usuarios autorizados pueden tener el privilegio de dicho acceso.  No solo eso, tiene unos controles que impiden el acceso a personas no autorizadas como lo son los famosos “hackers”.  En adición que deben estar en cumplimiento con la Ley HIPAA, Titulo II, Administración Simplificada el área de Seguridad y certificados por las agencias pertinentes.

ACCESIBILIDAD

Nos permite tener accesibilidad a la información en el momento deseado.  Eliminando la espera de tener dicho expediente tradicional para tomar alguna decisión con respecto al cuidado de la salud del paciente o facturar algún servicio de salud.

FLEXIBILIDAD

En esta área nos permite el acceso a múltiples usuarios permitiendo a todos ver o accesar dicho EMR de acuerdo a los controles de seguridad. Manteniendo un historial de quienes han intervenido con dicho expediente.

EFICIENCIA

El EMR asume los roles que implica la creación del mismo del modo tradicional por ese personal asignado entre otras funciones del personal clínico.  Como por ejemplo un EMR no se consideraría completo si no tiene todos sus componentes incluidos en el mismo; como el historial de inmunización por mencionar alguno.

A esto también se le suma la integración de acceso a códigos médicos, codificación de diagnósticos (ICD-9), procedimientos de evaluación y manejo (CPT), formularios estándares como el HCFA 1500, ADA, UB04, entre otros que son requeridos.

Todas estas ventajas suenan maravillosas y podríamos seguir mencionando muchas más.  Pero es importante mencionar que esto requiere el adoptar nueva tecnología,  en algunos casos nuevas infraestructuras, equipo y adiestramiento al personal. A esto también se le suma la intervención de las leyes donde existen esfuerzos para legislar cambios a nuestra estructura legal para aceptar el expediente médico.

Aunque no fue llamada al frente, por un error de protocolo, Afamep, seleccionó a la Sra. Rose Rebecca Johnson como la Facturadora Distinguida del año 2008- 2009.  Esta importante facturadora tiene su negocio en el pueblo de Ponce y se ha destacado en la Especialidad de Equipo Médico Duradero.  Rebecca ha luchado contra todo por lograr sus metas y sus sueños.    La Junta de Directores de la Asociación de Facturadores Médicos de Puerto Rico, anuncia que próximamente una importante delegación de esta empresa estará entregando este valioso premio.  ¡Le damos las más expresivas gracias por ser un modelo de superación y por ser una facturadora digna de imitar!.  Le pedimos disculpas por el error.  Sabemos el nivel de comprensión que esta empresaria cristiana ha demostrado.  Le deseamos muchos exitos en su vida profesional - Prof. Armando Ortiz, MA,Ed., Presidente de Afamep.

Utilizando el típico sorteo, el equipo de trabajo de Afamep realizó una importante actividad donde más de 30 participantes lograron conseguir camisetas, llaveros y otros obsequios.

La Sra. Edda I. Avilés, Directora Ejecutiva de Afamep, tuvo que salir del Exhibidor y atender a los participantes en el pasillo.  Cientos de personas hacían fila para recibir información y otros servicios.

En la foto:  El impresionante equipo de trabajo que Inmediata asignó a esta actividad.

Estas fueron las palabras de una de nuestras asociadas cuando le preguntamos sobre la Convención.  Inmediata fue la Empresa responsable de este éxito.  ¡Con un impresionante equipo de trabajo, lograron en dos días montar el acontecimiento más importante para los facturadores del país!.  Gracias, Inmediata.

(En la foto:  Nuestro Presidente, el Prof. Armando Ortiz, comparte con Sandra, Nelly, Edda y Gina durante la Oración de Bendición que la Pastora Elba Pérez hizo para bendecir a Afamep y a todos los facturadores de servicios de salud en Puerto Rico)

EDITORIAL:  El Tiempo no Pasa en Vano...

Mientras compartía con algunos de mis amigos, el Sr. Harry Vázquez, Director del CAAT, el Prof. Angel Díaz, Presidente de PS (Partner School) y Alfonso, representante de Net Medic en Puerto Rico; reflexionaba y recordaba el año 2001, cuando decidí, junto a un equipo especial de personas comprometidas con mis metas y mis sueños, registrar en el Departamento de Estado, la primera Asociación de Facturadores Médicos de Puerto Rico.   Pensé en todos aquellos facturadores y amigos que confiaron en la misión y me extendieron su mano.  El 23 de marzo de 2001, la Sra. Sandra Sanjurjo celebraba conmigo el primer mes de la fundación de Afamep, como cariñosamente le llamaba Sandra.  Fue cuesta arriba la batalla que se libró para llevar el banderín de Afamep al éxito.  Con profundo respeto recuerdo la ayuda, colaboración y el desprendido apoyo que la Sra. Lourdes Aponte, Presidenta de Educational Computer Center en Carolina, ofreció a este servidor y al proyecto llamado:  Afamep.  Gracias a su ayuda la Asociación logró abrirse paso y establecer su primera oficina en la Urb. Bayamon Gardens.  Afamep contó con un privilegiado equipo de administradoras que convirtieron a esta empresa en una asociación legendaria.   Le extiendo mi más sincero agradecimiento a: Arinda Crespo, Evelyn Mulero, Ivette Rivera, Cherliz Castillo, Kennette Mass y a la Sra. Edda I. Avilés.  Estas son las verdaderas responsables de la fama y el reconocimiento que proyecta esta Asociación.   Hoy, 13 de junio de 2009,  estoy en el balcón, en la Calle Palmer 18, en la Plaza de Recreo de Bayamón, mirando desde Afamep el excelente ambiente de un sábado en la tarde, ¡ah! y tomándome un rico café que me trajo Jamina, mi nueva Asistente.  Jamina es una joven luchadora, con mucho afán, leal y con un talento impresionante.  Le agradezco a la Prof. Jeanette Rivera su integración total a los asuntos de la Asociación.  Jeanette (Gina) ha logrado la integración de la Junta, cambios fundamentales en el ambiente físico y una nueva visión en la administración de Afamep.   Hoy, aquí, compartiendo con mis amigos; les invitaba a compartir uno de los mayores logros de esta Asociación:  El reconocimiento nacional del Facturador de Servicios de Salud como profesional por parte del Departamento de Estado de Puerto Rico, el Departamento de Salud y la Oficina del Gobernador.  ¡Qué emoción tan grande!  Este logro queda representado por mis directores:  Maribel, Roberto, Nelly, Gina, Edda y Sandra.  Siempre he tenido grandes pasiones.  Afamep es una de ellas.  Gracias a todos por su confianza y por convertirnos en una Asociación legendaria.  Les exhorto a todos a mantenernos unidos.

En nombre de la Junta de Directores de la Asociación de Facturadores Médicos de Puerto Rico, Billers and Coders Academy, nuestros colaboradores y empresas afilidadas, le deseamos muchas felicidades, éxitos y bendiciones en la Semana del Facturador de Servicios de Salud.  Recuerden que el miércoles 12 de agosto de 2009 celebraremos el Día del Facturador.   ¡QUE DIOS LOS BENDIGA PROFUNDAMENTE!  - Armando...